PENGURUSAN HAL EHWAL MURID (HEM)

Pengenalan

Pengurusan Hal-Ehwal Murid (HEM) merupakan satu bidang yang penting di sekolah. Sekiranya tidak dikendalikan dengan baik ia akan mencacatkan dan menjejaskan perjalanan dan prestasi sekolah itu sendiri. Dengan adanya permintaan dan harapan yang tinggi di kalangan murid/pelajar dan masyarakat seluruhnya terhadap kemampuan sekolah, pengurus atau pemimpin sekolah seharusnya memainkan peranan yang lebih daripada hanya menjalankan fungsi pentadbiran dan penyelenggaraan. Pengurus/pemimpin sekolah mesti berupaya menjadi penggerak dan penggalak perubahan untuk mempengaruhi ahli-ahli dalam sekolah menuju ke arah kecemerlangan. Ini kerana pelajar-pelajar merupakan aset negara masa depan. Jatuh bangunnya negara bergantung kepada kualiti tenaga manusia yang dihasilkan oleh pendidikan. Untuk membantu individu supaya seimbang dari segi jasmani, emosi, rohani, dan intelek (J.E.R.I) sebagaimana yang tercerna dalam Falsafah Pendidikan Negara (FPN) bukanlah satu perkara yang mudah. Di peringkat sekolah ia berkehendakkan satu perancangan yang lebih berstruktur dan strategik untuk memastikan sesebuah sekolah itu memenuhi ciri-ciri instituti yang berjaya dalam bidang akademik dan bukan akademik. Oleh itu untuk mencapai hasrat ini, jawatan khas Guru Penolong Kanan (HEM) telah diwujudkan di sekolah bagi membantu pihak pentadbir (guru besar/pengetua) dalam memainkan peranan sebagai pemaju, pembina, pembantu, perancang, pemudahcara, penyelaras, pengawal, penawar, dan kaunselor kepada ahli-ahli di bawah pengawasannya khususnya pelajar-pelajar. Siapakah Pelajar-Pelajar Sekolah?

Pelajar-pelajar sekolah terdiri daripada mereka yang berumur antara 7 hingga 18 tahun. Pelajar-pelajar sekolah rendah ialah mereka yang berumur antara 7 hingga 12 tahun manakala pelajar sekolah menengah pula berumur antara 13 hingga 18 tahun. Mengikut ahli-ahli psikologi, kanak-kanak atau pelajar-pelajar yang berada pada setiap peringkat umur mesti melaksanakan tugas perkembangan masing-masing. Kegagalan memenuhi tugas perkembangan pada sesuatu peringkat boleh menjejaskan perkembangan kanak-kanak atau pelajar-pelajar pada peringkat perkembangan seterusnya. Pengurus-pengurus di peringkat sekolah mestilah memahami diri pelajar sebagai organisme yang berkembang dan kompleks. Mereka menghadapi pelbagai masalah dan cabaran yang kompleks dalam proses perkembangan diri dan memerlukan bantuan serta bimbingan daripada guru-guru di sekolah.Konsep Pengurusan dan Pengurusan Hal Ehwal Murid

Menurut Peter F. Drucker, pengurusan boleh ditakrifkan sebagai proses sosial yang dibentuk untuk memberikan kerjasama, penglibatan, campur tangan dan penyertaan orang lain ke arah pencapaian yang lebih berkesan terhadap sesuatu objektif yang ditetapkan.

Jaafar Muhammad (1988) pula mendefinisikan pengurusan sebagai satu proses mengagihkan input-input organisasi (termasuk sumber ekonomi dan sumber kakitangan) dengan cara perancangan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawalan untuk tujuan mengeluarkan output (perkhidmatan) yang diperlukan oleh pelanggan-pelanggan supaya objektif organisasi tercapai.

Oleh itu, berlandaskan konsep asas pengurusan, pengurusan HEM merupakan satu proses pengendalian resos-resos sama ada manusia atau fizikal dengan tujuan untuk mencapai matlamat dan objektif pada tahap yang memuaskan. Dalam waktu yang sama ianya dapat memberikan rasa kepuasan, semangat kerjasama dan disiplin yang tinggi di kalangan ahli-ahli dan semua pihak yang terlibat dalam instutiti sekolah sama ada pentadbir, pelajar, guru, kakitangan sokongan, ibu bapa, dan masyarakat.

Dalam istilah yang mudah pengurusan HEM adalah proses-proses yang berhubungkait dengan:

i. Perancangan kerja atau program bagi murid/pelajar

ii. Pengelolaan murid/pelajar dan program secara berkesan

iii. Pemilihan cara atau kaedah yang berkesan dalam pengurusan organisasi

iv. Penyeliaan dan penyelarasan aktiviti-aktiviti

v. Pengawalan, penilaian prestasi murid/pelajar dan penilaian program

Ada juga yang melihat proses pengurusan HEM tersebut dari aspek:

i. Perancangan (planning)

Proses menentukan objektif dan cara operasi untuk

aktiviti-aktiviti HEM yang dijalankan bertujuan untuk mencapai

matlamat dengan cara yang paling berkesan.

ii. Pengelolaan (Organising)

Pengumpulan resos-resos sama ada manusia atau bukan manusia

dan pembentukan prosedur dalam menguruskan program HEM.

iii. Pentadbiran/Memimoin (Leading)

Merangkumi kepemimpinan, motivasi, penyeliaan, dan penyelarasan

terhadap program/rancangan HEM berkenaan.

iv. Pengawalan/Pemulihan (Controlling)

Ini berkait dengan laporan, maklumbalas, tindak ikut untuk

memperbaiki rancangan HEM yang dilaksanakan.

Sejarah Perkhidmatan HEM/Personalia di Sekolah

Di negara barat seperti Amerika dan Syarikat, pengurusan personalia pelajar yang lebih dikenali sebagai Perkhidmatan Bantuan (student services) atau Perkhidmatan Personelia Pelajar (student personnel services) pada awal 1920-an yang bermula di instituti pengajian tinggi dan kemudiannya berkembang pula sehingga ke peringkat sekolah. Dengan berpegang kepada pendapat bahawa sedangkan mahasiswa di pengajian tinggi yang lebih dewasa pun memerlukan perhatian dalam aspek peribadi, kanak-kanak di sekolah tentulah lebih memerlukan perhatian dalam aspek-aspek yang disebutkan. Nordin (1993:17) memetik kandungan buku Sturtevant dan Hayes (1930) yang menyatakan bahawa aspek perkhidmatan yang disediakan oleh pekerja personelia murid di barat pada peringkat awal meliputi bimbingan pelajaran dan pekerjaan, pelanggaran disiplin, moral, hal-hal sosial, masalah kesihatan tubuh badan dan faktor ekonomi yang menganggu kehidupan sebagai pelajar. Nama-nama jawatan yang pernah dicatatkan dalam Education Research Bulletin pada awal sejarah perkhidmatan ini termasuklah pegawai penjaga kedatangan murid, guru pelawat, ahli psikologi sekolah, ahli psikitri sekolah, penyelia dan pegawai kesihatan sekolah.

Seperti juga di negara-negara barat, di Malaysia, perkhidmatan hal ehwal pelajar secara rasmi juga dimulakan di peringkat universiti iaitu pada penghujung tahun 1960-an dan awal 70-an ekoran gerakan agresif para mahasiswa universiti dan kemudiannya kerajaan mewujudkan Akta Universiti dan Kolej Universiti (AUKU) yang mewujudkan jawatan Timbalan Naib Canselor Disiplin buat pertama kalinya yang kemudiannya diubah kepada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar).

Di peringkat sekolah, perkhidmatan yang secara konsepnya termasuk di bawah ruang lingkup personalia murid telah lama wujud. Tugas menjaga disiplin pelajar sebenarnya telah wujud menyamai sejarah pendidikan formal pendidikan di Malaysia itu sendiri. Perkhidmatan bimbingan dan kaunseling pula wujud pada awal tahun 1960-an. Bagaimanapun perkhidmatan `hal ehwal murid’ secara formal adalah fenomena awal tahun 1980-an. Jawatan Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid) hanya diisi dan diwujudkan oleh Kementerian Pelajaran pada awal tahun tersebut. Ini meliputi semua sekolah menengah hingga ke sekolah rendah.

Rasional perkhidmatan Hal Ehwal Murid di Malaysia

Nordin Kardi (1993) menyatakan terdapat 2 jenis rasional kewujudan pengurusan hal ehwal murid diwujudkan di semua jenis instituti pendidikan di Malaysia iaitu:

(i) Rasional tersembunyi - berunsur politik

(ii) Rasional terbuka - berunsur pendidikan

Rasional tersembunyi, walaupun tidak nyata tetapi dapat dirasakan oleh masyarakat umum. Malaysia yang rakyatnya majmuk mewujudkan jurang dari segi ekonomi pada tahun-tahun sebelum 1970-an. Peristiwa 13 Mei 1969 telah membawa perubahan dalam corak pengurusan pendidikan. Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 kemudiannya diwujudnya yang seterusnya jawatan Timbalan Naib Canselor (HEP) wujud di universiti.

Rasional terbuka pula menggambarkan kemunculan pengurusan hal ehwal pelajar sebagai memenuhi cita-cita murni pendidikan. Faktor bilangan pelajar yang semakin bertambah di semua peringkat instituti pendidikan, keperluan pelajar terhadap perkhidmatan yang lebih bertanggungjawab dan profesional dan melaksanakan konsep-konsep dan amalan baru dalam dunia pendidikan, sering disebut sebagai rasional yang mendorong penyediaan dan seterusnya pengurusan dalam hal ehwal murid berkenaan.

Sekolah dikatakan bertanggungjawab menyediakan suasana pendidikan yang kondusif dari aspek sosial, fizikal dan kerohanian. Suasana sedemikian dikatakan begitu perlu untuk membina `scholarship’ di sekolah. Pengurusan informal yang diberikan oleh guru biasa secara tidak formal dikatakan tidak lagi mampu diteruskan bahkan tidak lagi `cost effective’. Dengan rasional ini, diwujudkan pentadbiran hal ehwal murid atau pelajar disemua peringkat instituti pendidikan termasuk sekolah.

Falsafah dam Fungsi Pengurusan HEM Di Sekolah.

Menurut Williamson dan Sarbin (1940) perkhidmatan hal ehwal murid hendaklah merangkumi falsafah pendidikan yang holistik, falsafah demokrasi yang mengiktiraf harga diri setiap individu, keunikan dan kompleksnya masalah pelajar, keperluan pelajar terhadap pertolongan profesional dan keperluan terhadap usaha menghindar atau pencegahan masalah.

Nordin (1993:18) pula memetik pandangan dalam tulisan Mueller (1961) yang menggariskan falsafah pengurusan murid iaitu:

The uniqueness of individuals is recognized.

Each individual must be treated as a functioning whole.

A Student Personel program must be developed based on the individual’s current drivers, interest, and needs, that is appropriate for any particular school.

Pengurusan Hal Ehwal Murid atau personalia pelajar dalam konteks negara Malaysia pula pada asasnya mestilah bertunjangkan kepada Falsafah Pendidikan Negara (FPN) dan Dasar Pendidikan Kebangsaan (DPK). Dengan kata-kata lain, pengurusan HEM yang dikendalikan dalam semua instituti pendidikan termasuklah di sekolah hendaklah dilaksanakan berpandukan falsafah, dasar, aspirasi dan sistem pendidikan di negara ini. Berdasarkan pegangan falsafah ini, maka segala urusan berkaitan perkhidmatan dan pengurusan Hal Ehwal Murid bukan sahaja bertepatan dengan matlamat sekolah, tetapi juga matlamat negara.

Berdasarkan asas falsafah itu, digariskan beberapa prinsip asas pentabiran HEM iaitu:

Keseluruhan tugas pengurusan HEM hendaklah difahami dan dipecahkan kepada komponen-komponennya. Pengurus HEM hendaklah mengkaji fungsi-fungsinya secara mendalam dan berusaha mendapatkan pengalaman melaksanakannya.

Tanggungjawab melaksanakan fungsi-fungsinya yang khusus hendaklah diserahkan kepada personel yang berkelayakan.

Setiap staf hendaklah bekerja mengikut tahap kepandaian dan kemampuannya yang maksimum.

Walaupun guru-guru lain juga perlu dilibatkan bagi melaksanakan pengurusan HEM, sesebuah sekolah itu hendaklah mempunyai tenaga yang berkepakaran.

Pakar dalam bidang ini elok menumpukan usaha mengajar guru lain dan menolong mereka tumbuh dan berkembang sendiri bagi memenuhi keperluan murid.

Setiap staf hendaklah diberi orientasi terhadap tugas dan tanggungjawab dengan secukupnya.

Ia hendaklah mengendalikan aktiviti yang sampai kepada setiap pelajar.

Hendaklah ada sistem yang membolehkan setiap pelajar mempunyai hubungan yang rapat dengan sekurang-kurangnya seorang guru.

Aktiviti-aktiviti berkelompok hendaklah dilaksanakan.

Peranan dan pembahagian tugas staf hendaklah disediakan dengan jelas.

Saiz pentadbiran HEM hendaklah berpadanan dengan saiz keperluan sesebuah sekolah itu sendiri.

Hubungan dengan badan-badan di luar instituti pendidikan hendaklah diadakan. Hubungan dengan NGO dan pelbagai jabatan kerajaan misalnya, mampu menyediakan pilihan aktiviti yang sangat luas. Ia kerap kali dapat membantu mempermudahkan prosedur kerja yang memerlukan urusan dengan pihak luar.

Fungsi-fungsi pengurusan HEM di sekolah pula dapat dilihat seperti berikut:

mengenalpasti potensi pelajar dan memupuknya hingga ke tahap cemerlang.

memberikan khidmat bantuan kepada pelajar yang bermasalah.

mengelolakan program latihan kepemimpinan dan organisasi pelajar.

mengendalikan program orientasi pelajar.

memberi galakan dan pedoman berdikari.

mendedahkan pelajar terhadap sumber-sumber pengetahuan masyarakat.

mengeratkan hubungan antara instituti pendidikan dengan masyarakat dan ibu bapa.

mengorientasikan pandangan ibu bapa supaya secocok dengan matlamat pendidikan negara.

merancang dan melaksanakan program kendiri untuk mengenal kelemahan dan kekuatan diri.

mengatur dan mengelola aktiviti untuk mencapai kecemerlangan diri.

Prinsip dan Strategi Pengurusan HEM di Sekolah.

Prinsip dan strategi dalam pengurusan HEM di sekolah amatlah mustahak demi mencapai keberkesanan sesuatu program khususnya untuk membina sahsiah pelajar. Prinsip yang tepat dan praktikal pasti akan dapat menentukan halatuju pengurusan sesuatu program. Kawalselia dan penyelarasan juga akan dapat mengurangkan masalah. Jadi beberapa prinsip yang sesuai untuk menentukan pengurusan HEM berasaskan kepada satu sistem yang terancang dan teratur. Di antara prinsip-prinsip pengurusan HEM yang sesuai ialah:

Perancangan jadual kerja yang rapi mengikut jangka pendek dan jangka panjang.

Pengelolaan program secara terperinci bagi menentukan kejayaan.

Penggunaan staf secara optimum dengan memupuk semangat mereka ke tahap tertinggi.

Pengarahan kerja staf bagi menjamin kelicinan perjalanan organisasi.

Penyelarasan aktiviti untuk mengawal pembaziran masa, tenaga dan peruntukan.

Pengawalan belanjawan mengikut prinsip penggunaan minimum untuk mendapatkan hasil yang maksimum

Proses penilaian program secara objektif.

Strategi pengurusan HEM pula akan menentukan dan menjamin keberkesanan sesuatu program atau tindakan yang akan diambil. Tanpa strategi pengurusan, mungkin sukar bagi sesuatu organisasi untuk mencapai matlamatnya. Pengurusan HEM yang menggunakan teori dan model yang sesuai dapat menentukan ketepatan tindakan strategi. Di antara beberapa strategi yang perlu diambilkira ialah penggunaan pelbagai teori dan model termasuklah:

Penggunaan teori motivasi bagi menggerakkan pelajar.

Penggunaan teori kepimpinan bagi mewujudkan ciri-ciri kepimpinan di kalangan pelajar.

Pengunaan teori pengurusan supaya rancangan pemupukan personaliti pelajar mencapai keberkesanannya.

Pengunaan teori tingkahlaku untuk mengubah sikap pelajar ke arah yang positif.

Penggunaan teori kaunseling untuk membantu dan membimbing pelajar dalam pelbagai aspek dan penguraian masalah.

Penggunaan teori pengajaran dan pembelajaran bagi memudahkan penerapan sesuatu program yang bermatlamat.

Penggunaan model-model disiplin untuk membantu menyelesaikan pelbagai masalah disiplin yang berkaitan dengan pelajar.

Penggunaan model-model latihan untuk menyemai, memupuk dan membentuk personaliti dan tingkahlaku serta jiwa insan pelajar yang harmonis.

Objektif Pengurusan Hal Ehwal Murid

Objektif Pengurusan Hal Ehwal Murid dapat dibahagikan kepada 4 bahagian iaitu:-

Objektif Masyarakat

Masyarakat memerlukan sumber tenaga manusia yang berkualiti dan cemerlang bagi memenuhi keperluan tenaga kerja dalam masyarakat sama ada bekerja dalam sektor awam, swasta atau bekerja sendiri.

Objektif Sekolah

Sekolah mempunyai matlamat dan objektif yang telah ditetapkan dari segi pencapaian akademik dan non-akademik. Pelajar-pelajar dalam konteks ini

dikehendaki berusaha bagi mencapai matlamat dan objektif yang ditetapkan oleh pihak sekolah.

Objektif Fungsian

Sekolah dan pelajar-pelajarnya mesti memainkan fungsinya dengan sebaik mungkin supaya proses pendidikan, penerapan nilai-nilai dan sosialisasi dapat berjalan dengan baik dan lancar. Pengurus Hal Ehwal Murid sebagai satu unit perlu memainkan fungsinya supaya sekolah berjalan dengan lancar.

Objektif Peribadi Pelajar

Pelajar sebagai individu mempunyai objektf yang tertentu di dalam proses pembelajaran di sekolah. Cita-cita dan harapan setiap pelajar perlu dipenuhi oleh pihak sekolah sama ada bagi tujuan akademik mahupun kerjaya pada masa hadapan.

Personel Dalam Pengurusan HEM

Personel adalah komponen yang paling penting dalam sesuatu organisasi. Kualiti pengurusan sesebuah organisasi dan keluarannya bergantung terus kepada kualiti personelnya. Oleh yang demikian, semua personel dalam pengurusan HEM sama ada profesional atau bukan profesional hendaklah sentiasa segar dari segi pengetahuan dan latihan mereka. Terdapat beberapa ciri kualiti yang perlu ada pada personel HEM daripada Pengetua, Pen. Kanan HEM, kaunselor dan staf –staf yang lain iaitu:

Komited terhadap pengurusan HEM.

Berkemahiran mengenalpasti dan memahami permasalahan pelajar dan menyelesaikannya.

Berpengalaman memahami perkembangan personaliti pelajar.

Berinisiatif untuk menjayakan pengurusan HEM.

Berupaya mewujudkan suasana yang selamat dan kondusif untuk aktiviti pengajaran dan pembelajaran (P & P)

Oleh itu seseorang pengurus HEM perlu memiliki kemahiran konseptual, kemahiran manusia dan kemahiran teknikal untuk mempersiapkan diri mengelolakan hal-hal yang berkaitan dengan pengurusan HEM di sekolah.

Unit Hal Ehwal Murid di Sekolah

Unit Hal Ehwal Murid (HEM) atau di sesetengah sekolah dinamakan seperti Majlis HEM, Unit Personalia Pelajar dan lain-lain yang membawa konotasi yang sama adalah satu unit yang diwujudkan di bawah pengelolaan Penolong Kanan (HEM) di sekolah-sekolah untuk menguruskan perkhidmatan hal ehwal murid.

Peranan utama unit ini mengendalikan pelbagai program dan perkhidmatan serta pengurusan yang tersirat dalam kurikulum sekolah sama ada berupa akademik atau ko-kurikulum iaitu:

Merancang program aktiviti dan teknik pelaksanaan semua aktiviti untuk per kembangan sahsiah pelajar.

Menyelaras, menyelia dan menilai pelaksanaan aktiviti pelajar.

Mempertingkatkan akhlak dan nilai hidup pelajar, membina personaliti dan membentuk sikap pelajar yang positif dan progresif.

Mengawasi keselamatan, menjaga kesihatan dan memelihara kebajikan pelajar.

Membina semangat kasih sayang kepada diri sendiri, ibu bapa, agama dan negara.

Untuk menjayakan pengelolaan program dan perkhidmatan HEM berkenaan, unit ini biasanya mempunyai struktur organisasi yang tertentu yang diubahsuai dan ditambah mengikut keperluan di sekolah-sekolah berkenaan. Rajah 1 dan 2 di bawah dapat menunjukkan contoh struktur asas unit HEM yang mempunyai beberapa bahagian di bawah kawalannya dan setiap bahagian atau bidang ini mempunyai objektif, dasar, pelaksanaan dan kumpulan sasaran masing-masing.